ふりかえりのふりかえり

昨年末、会社自体のふりかえりを会社のメンバー全員(6名)で、ちょっとぼやかした感じのKPTを取り入れて、1年分の

  • 良かったこと・維持したいこと
  • 悪かったこと・やめたいこと
  • チャレンジしたいこと・やりたいこと

の洗いだしと総括をおこなった。
ちなみに1年分だったの4時間程度の時間がかかった。

ふりかえりという名称でこうしたことを行うメンバーもいたのだけど、概ね好評で、
「こんどは、もっと短い時間で頻繁にやりたい」という意見ももらった。

この意見を聴けたので、ふりかえりは有意義であったのだとかんがえているのだけど、自分なりの反省点もあるので書いておきたい。
書いてみたら、いわゆる言い尽くされた注意点なので、基本は大事、ということだったりする。

付箋は強粘着を使おう

壁に貼った付箋が、ハラハラと落ちてくると、議論がとまる。
落ちた付箋を壁にはるのは、ふりかえりにおけるムダな時間の1つだ。

今回、参加したメンバーには、

  • 良かったこと・維持したいこと
  • 悪かったこと・やめたいこと
  • チャレンジしたいこと・やりたいこと

を付箋に書いて1人、1人発表してもらった。

今回は、100円ショップで売っている付箋を利用した。
100円ショップの付箋でも、テーブルをつかってやるのなら問題はないが、壁に貼り付けながら行うと粘着力のなさが問題になる。
1番最初に発表した人の付箋は、5,6人目の人が発表している際に粘着力がなくなり、ハラハラと落ちはじめる。

せっかくたくさんの時間をふりかえりに利用するのだから、付箋を貼りなおす時間など貴重な時間を利用してはいけない。
強粘着の付箋はたしかに高いが、見返りは十分にある。

お手本を用意しておこう

とくに付箋の書き方、まとめ方、については、事前に説明をしておくと議論がやりやすので、付箋の書き方についてお手本があると良い。
付箋を使う目的は2つある。
1つは自分の思いついた意見を端的にまとめる、という自分のメモにすること。
もう1つは自分の意見を端的に他の参加メンバーに伝える、という他の人への説明書きにすること。

どんな人でも自分のメモとして付箋を利用することに戸惑う人はいない。
また、自分の意見のメモとして記憶を保管する目的なのだから、利用方法を間違えることはない。

しかし、付箋はその後、意見を発散・収束するためにも利用するので、他の人が読んで意味が伝わるものであることが必要だ。
この方法は、あらためて参加者にお願いしておかないと無視されがちだし、実際、どのように書いたら良いか、という疑問もでてくる。

自分が慣れているとそのつど説明してしまえばいいや、と端折りたくなる部分なのだけど、最初にちょっと手間をかけえておくと、議論も意見の整理にも便利な付箋ができあがり流れによどみがなくなる。

もちろん、参加メンバーが付箋やKPTのような方法に慣れていれば、この項目は不要だ。

こまめにやろう

これが最大の反省点で、ふりかえりは年に1度などと言わずこまめにやる。
ふりかえりは、自分の仕事の仕方や他の人の仕事の仕方、会社のビジネスの状況や顧客の状況など、自らの行動を見直す時間を作ることだ。
そして、行動を見直すことにより発見や反省を行って学習を深める時間だ。

学習の時間はなるべく多く、そして、機会は頻繁であるほうが望ましい。
状況は1週間もすれば変化しているし、変化にはなるべく早く対応したい。

毎日やるか、1週間毎にやるか、毎月やるか、開催頻度は、それぞれが置かれている状況によるだろう。
ふりかえりを行うと約1時間から2時間×人数分の時間がかかる。

この時間を投資して得るものがあるか否か、ここはメンバーをふくめて考えると良いだろう。

ちなみに、毎日ふりかえりを実施したらこれは有用だろうか。
こう聞かれたらぼくは、「有用だ」と答える。
とくに設立したての企業では、仕事や現状にたいするメンバーの考え方や気持ち、状況についてよく知ることができるからだ。
ただ、会議室を用意して、付箋に書き込んで、という方法は時間を取り過ぎるので、別の方法をとるほうが良い。

ぼくは、個人的に手帳を使って簡単にやっている。

おまけ

ちなみに事前に下記のようなメールをおくった。
送ったことでメンバーに良い効果があったかは定かではないが、自分自身の考えが明確になる。

明日のふりかえりについて、遅くなりましたが目的やプログラムの共有を致します。

みなさまには、今年を総括するにあたり、みなさまには下記について準備、ご協力をお願い致します。
・自分がなおしたい!とおもう問題を整理して持ち寄る
・自分がやってみたい!とおもう課題を整理して持ち寄る
・手軽にとれる食事やお菓子
普段はづらいことなどもあるかと思いますが、
あたらめて意見を集める場として、積極的に意見をいただけますと、うれしいです。

目的:
ミッションと方向性を再確認する
会社の良い所と悪い所を共有する
来月からできることをはっきりさせる

アウトプット:
来月からやることリスト

スケジュール:
13:00 – 13:10 開始の挨拶
13:00 – 13:50 あらためて会社のヴィジョンを考える
休憩
14:00 – 14:50 良かったこと、維持したいことの総括
休憩
15:00 – 15:50 悪かったこと、やめたいことの総括
休憩
16:00 – 16:50 チャレンジしたいこと、やりたいことの総括
16:50 – 17:00 終了の挨拶

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